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Nach 5 Jahren Dornröschenschlaf ist eCollaboration wieder zum Top-Thema in Unternehmen geworden. Gründe hierfür sind nicht alleine in den verbesserten Technologien zu suchen, sondern vielmehr in den noch immer vorhandenen Defiziten der Organisation kollaborativer Wertschöpfung. Zwei aktuelle Studien belegen, dass die Erwartungen an eCollaboration hoch sind, der richtige Einsatz aber noch immer dem „trial and error“ Prinzip unterliegt.
Unternehmen sind heute in allen Bereichen auf eine wirksame und effiziente Zusammenarbeit der Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden angewiesen. Nehmen Sie als Beispiel ein Unternehmen, das zusammen mit drei externen Dienstleistern, der internen IT, der Vertriebszentrale und Vertretern des Vertriebs ein neues Vertriebsextranet entwickelt. Um schnell zu sichtbaren Ergebnissen zu kommen, hat man sich auf eine iterative, agile Projektmethodik geeinigt, bei der sehr kurze Projektzyklen von 4 bis 6 Wochen durchgeführt werden. Für die geographisch verteilt und organisatorisch getrennt arbeitenden Parteien ist zwingend notwendig, dass sie permanent den Fortschritt und Stand der anderen Projektbeteiligten sehen und sich täglich über Herausforderungen und Lösungen verständigen können.
Jede Form von professioneller Zusammenarbeit erfordert, dass sie effizient und zielgerichtet erfolgt. Die Produktivität von Teamarbeit benötigt wirksame Methoden und effiziente Werkzeuge für die Zusammenarbeit. Ohne Methoden resultiert keine effektive, ohne Werkzeuge keine effiziente Teamarbeit. Erst in der Kombination aus Methoden und Werkzeugen wird Teamarbeit zur Spitzenleistung.
Zwei aktuelle Studien der namics ag1 und von Pascal Sieber2 zeigen deutlich die hohen Erwartungen an eCollaboration.
Die namics Studie hat in einer Online Befragung bei 50 Schweizer Unternehmen in fünf Branchen die aktuelle Situation Schweizer Intranets und die Erwartung an unterschiedliche Intranetfunktionalitäten erhoben. Die Studie zeigt, dass eCollaboration in Schweizer Unternehmen in den Startlöchern steht. Die Unterstützung der Kommunikation und Zusammenarbeit im Intranet ist derzeit in allen Branchen unterentwickelt. Lediglich 10% der Unternehmen geben an, dass sie asynchrone Mechanismen wie Shared Workspaces, Foren oder Weblogs nutzen. Allerdings wird insbesondere die asynchrone Kommunikation in allen Branchen als wichtig angesehen. Die höchsten Erwartungen wurden an die sogenannte Shared Workspaces geäussert, bei denen die Zusammenarbeit (z.B. in Projekten) in Form von strukturierter Gruppenarbeit organisiert werden kann.
Die Studie von Pascal Sieber zeigt, wie gut Schweizer Unternehmen auf die Herausforderungen „ Innovationsfähigkeit“ und „produktive Arbeit in Teams“ vorbereitet sind. Die Studie zeigt auf, dass 75% aller Teams aus Mitarbeitern unterschiedlicher Fachgebiete bestehen und sich deren Arbeitsstil durch den Einsatz von eCollaboration in 63% der Fälle stark verändert hat. Die Notwendigkeit der aktiven Gestaltung und Lenkung des Arbeitsstils ist die wichtigste Erkenntnis aus der Studie von Pascal Sieber, denn auch Zusammenarbeit bedarf eines organisierten Prozesses. Dieser Sachverhalt widerspiegelt die Hindernisse bei der Einführung von eCollaboration Infrastrukturen. Die Mehrheit der Befragten beklagt sich über die mangelnde Integration der Einzelfunktionalitäten, weil für einen funktionierenden Prozess nicht nur die Einzelschritte, sondern vor allem die Verknüpfung der Schritte wichtig ist. Die gilt auch für Kollaborationsprozesse.
Die Erfahrungen aus der Praxis sowie die Studien von namics und Pascal Sieber zeigen eines deutlich: Erfolgsentscheidend ist die methodische Nutzung von eCollaboration in Kombination mit dem richtigen technischen Werkzeug. Die Einführung von wirksamer eCollaboration erfordert die Berücksichtigung von sieben Erfolgsfaktoren der Zusammenarbeit:
1. Zusammenarbeit braucht Prozesse und Organisation
Ob Meetings, Projekte, Abstimmungen oder Reviews – jede Form der Zusammenarbeit unterliegt einem Prozess, der in Form von Input, Output Prozessschritten, Rollen & Rechten definiert und eingespielt sein muss. Ineffizienzen treten auf, wenn in der Zusammenarbeit nicht klar ist, was jeder Einzelne liefern muss und in welchem Ablauf die Ergebnisse erstellt werden. Moderne eCollaboration Plattformen erfüllen diese Anforderung, so dass z.B. in Projekten als auch in strukturierten Reviewprozessen jeder weiss, wer an welcher Stelle aktiv werden muss. Wenn Sie bei der Einführung von eCollaboration keine Prozessdefinitionen vornehmen, werden Sie durch den Einsatz der Technologie keine Effizienzvorteile realisieren können.
2. Zusammenarbeit benötigt Kultur
Die beste Zusammenarbeit beruht auf Vertrauen, Respekt, Rücksichtnahme und Motivation. Diese Eigenschaften funktionierender Zusammenarbeit erreichen Sie nicht durch Prozessdefinitionen, sondern durch eine entsprechende Kommunikationskultur. Die Schaffung dieser Kultur ist eine Führungsaufgabe, die Ihnen nicht durch eCollaboration abgenommen wird. Allerdings lässt sich durch den alltäglichen Einsatz moderner Technologien, d.h. durch den Einsatz von Skype, Instant Messaging, Wikis und Blogs eine offe Kommunikationskultur erlernen und fördern.
3. Zusammenarbeit ist Kommunikation
Je direkter, häufiger und intensiver kommuniziert wird, umso besser funktioniert die gesamte Zusammenarbeit. Da jede Kommunikation mit Aufwand verbunden ist, müssen angemessene Kommunikationsmittel zur Verfügung gestellt werden. Auch vor 10 Jahren ist man nicht für jedes Meeting in ein Flugzeug gestiegen, sondern hat erstmal mit Telefon oder Brief begonnen. Mit modernen Kommunikationsmitteln lassen sich viel feinere Abstufungen und angemessenere Formen der Kommunikation realisieren. Durch die Verfügbarkeit von E-Mail, Chat, Skype, SMS, Telefon, Telefonkonferenz, Videokonferenz oder physisches Meeting kann der wirksamste Kanal ausgewählt werden, idealerweise sind die unterschiedlichen Kanäle miteinander integriert.
4. Zusammenarbeit braucht Nachvollziehbarkeit
Jede Form der Zusammenarbeit hinterlässt eine Spur in Form von Verlaufsprotokollen oder Zwischenergebnissen, die ähnlich wertvolle Informationen enthalten kann, wie das Ergebnis der Zusammenarbeit selbst. Eine Entscheidung in einem Meeting beruht z.B. auf einer Diskussion, die zwischen den Teilnehmern der Sitzung geführt wurde. Findet diese Diskussion über eine Chatplattform oder eine asynchrone Kommunikation statt, ist sie automatisch dokumentiert und vollständig nachvollziehbar. Je länger die Zusammenarbeit andauert, umso wichtiger wird diese Form der Dokumentation, um Meeting- und Projektentscheidungen schnell und ohne Mehraufwand nachvollziehbar zu machen.
5. Zusammenarbeit bleibt mehrheitlich asynchron
Effizient ist Zusammenarbeit dann, wenn jeder Mitarbeiter durch sie sein individuelles Ergebnis verbessern kann. Jeder einzelne muss seine Arbeit weiterhin selbst machen, aber durch den Gruppenprozess werden die Einzelbeiträge zu einem besseren Ganzen zusammengeführt. In Projekten ist gemessen an der gesamten Zeit, welche für die Projektarbeit aufgewendet wird, die synchrone Zusammenarbeit in Meetings, Telefon- oder Videokonferenzen nur ein kleiner Teil. Aus diesem Grund muss weiterhin ein grosses Gewicht auf die asynchrone Zusammenarbeit mit Hilfe von gemeinsamen Dokumentenablagen und Projekträumen gelegt werden. Die Zeit für die Vorbereitung und Nachbereitung eines Meetings sollte deutlich länger sein, als die die eigentliche Meetingdauer. Ein Werkzeug zur Verbesserung der Meetingorganisation muss entsprechend deutlich vor dem Meeting ansetzen und jedes Meeting in einen übergeordneten Zusammenhang (z.B. ein Projekt) einordnen.
6. Zusammenarbeit erfordert Aus- und Weiterbildung
eCollaboration bringt eine starke Veränderung des Arbeitsstils und der Methoden der Zusammenarbeit mit sich. Die Praxis zeigt, dass nicht alle Mitarbeiter gleich schnell die neuen Formen der Zusammenarbeit erlernen und akzeptieren. Damit das Potenzial von eCollaboration von Anfang an ausgeschöpft werden kann, muss sie Teil der Aus- und Weiterbildung sein. Die Weiterbildung sollte aber nicht in Form klassischer Kurse erfolgen, sondern durch Coachings an realen Beispielen.
7. Zusammenarbeit erfordert integrierte Werkzeuge
Moderne eCollaboration Plattformen zeichnen sich durch ein breites Einsatzspektrum und durch ein hohes Mass an Flexibilität aus. Von Anfang an notwendig ist deshalb eine klare Vorstellung des Anwendungsszenarios, um aus den vorhandenen Werkzeugen das Richtige auszuwählen und den Einsatz der Werkzeuge auf das Wesentliche zu konzentrieren. Auch in Prozessen mit hohem Anteil an Zusammenarbeit kann durch Integration der Prozessschritte ein deutlicher Effizienzvorteil erzielt werden. Heute ist Zusammenarbeit häufig in Office Dokumenten (z.B. in Formularen) abgebildet oder bedeutet die gemeinsame Arbeit an Office Dokumente. Aus diesem Grund müssen alle eCollaboration Werkzeuge in die verwendeten Office Produkte integriert sein. Erst durch die Integration von Dokumentenablage, Messaging und Office Werkzeugen werden komfortable und nutzbare Zusammenarbeitsprozess realisierbar.
Obwohl viele Unternehmen das Effizienzpotential von eCollaboration erkannt haben, stehen wir erst am Anfang einer neuen eCollaboration-Phase. Ein grosser Unterschied zur letzten Welle liegt in den Entwicklungen, die z.B. mit Web 2.0 aus dem privaten Bereich ihren Weg in die Unternehmen finden werden. Alles was wir mit der Web 2.0 Bewegung als Nutzer öffentlicher Websites lernen (Blogs, Social Tagging, Social Networks, etc.) wird über die gleichen Technologien, aber mit Business Anwendungsfällen Einzug in die Unternehmen finden. Kombiniert mit den richtigen Organisationsformen und Methoden bietet eCollaboration Unternehmen die Chance, die Produktivität der kollaborativen Wertschöpfung zu erhöhen.
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1)Evolution Intranet - Der Weg zum Aufrechten Gang, namics ag , 2006 (http://www.namics.com/leistungen/aktuelle-themen/evolution-intranet/intranet-studie.html)
2)Führung und Zusammenarbeit mit moderner Technik, Dr. Pascal Sieber & Partner AG, 2006 (http://shop.pascal-sieber.ch/shop/de/produktdetail.asp?ProduktID=41805)
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